Gestión del club
La gestión del club#
Judo in Cloud ofrece un servicio de gestión de clubes (Judo in Cloud Pro) cómodamente desde el mismo portal, siguiendo los mismos principios de sencillez, fiabilidad y seguridad. Podrás dividir a tus judokas en cursos, registrar su asistencia, cobrar las cuotas de curso y los pagos de productos y desplazamientos, y recoger documentos como certificados médicos y formularios de privacidad. Los judokas y sus familias no crean ninguna cuenta: reciben un enlace, pagan por transferencia y suben el justificante o el documento. A ti te llega todo en una lista por aprobar. ¡Contáctanos para saber más!
En la página Hoy, "Descubre la gestión del club" enumera los cuatro pasos para empezar: sube los judokas, crea un curso, crea un documento para los judokas y registra la asistencia. Cada fila abre la ventana correspondiente.
Hoy y las solicitudes por aprobar#
La página Hoy indica qué hacer ahora. En "Por aprobar" llegan los pagos y los documentos enviados por las familias, separados por los filtros Todo, Pagos y Documentos. Para cada solicitud puedes pulsar "Aceptar" o "Rechazar", ver el archivo con "Ver el PDF" o abrirla con "Abrir". El número junto a Hoy, en la columna de la izquierda, cuenta las solicitudes pendientes.
Al abrir una solicitud ves quién la ha enviado, el importe, el archivo adjunto y los judokas declarados. En "Quiénes son en tu lista" vinculas los nombres escritos por la familia con los judokas del club: si un nombre está escrito de otra forma, lo corriges aquí. En un pago también puedes corregir el número de cuotas pagadas; en un documento compruebas la fecha de caducidad declarada, comparándola con la impresa en el documento.
Si rechazas una solicitud, la familia recibe un email con el enlace para repetirla. Si la aceptas, el judoka queda en regla y no se envía ningún email. Al final de la página, "Actividad reciente" enumera las últimas solicitudes aceptadas y rechazadas.
El recuadro "Por resolver" reúne los controles automáticos sobre el club: judokas sin una inscripción válida, con retraso en la cuota de curso, sin certificado médico, y nombres de pagos por vincular a un judoka. Los controles se repiten cada vez que abres la página. Con "Ver y corregir" abres la lista de los judokas por resolver.
La misma página funciona también desde el teléfono, con las secciones en la barra inferior.
Los cursos#
En la sección Atletas, "Nuevo curso" crea un curso: elige el nombre, los días de la semana y, para cada día, la hora de inicio y de fin. También puedes indicar la edad mínima y máxima, los técnicos del curso y si el curso requiere una cuota. La edad es el año en curso menos el año de nacimiento.
Al guardar, el programa propone asignar al curso los judokas sin curso que tienen la edad adecuada: tú decides si confirmar. "Asignar por edad" hace la misma propuesta para todos los cursos a la vez. Puedes cambiar el curso de un judoka desde su ficha, o seleccionar varios judokas y usar "Editar en bloque" para cambiarlos de curso o subirlos de cinturón.
La lista de judokas está dividida por curso, y los filtros de arriba muestran un curso cada vez o los judokas sin curso. Junto a cada judoka, una etiqueta roja indica lo que le falta (cuota, cuota de curso, documento).
Asistencia#
"Asistencia de hoy" abre el registro: elige el curso y el mes, y después el día de clase. Toca un judoka para marcarlo presente y tócalo de nuevo para marcarlo ausente: la asistencia se guarda al momento, sin pulsar ningún botón. Arriba ves cuántos están presentes y ausentes, y junto a cada judoka las asistencias del mes. En la misma ventana también puedes marcar presentes a los técnicos. Con "Exportar Excel" descargas el registro del mes.
El registro está pensado también para el teléfono, para registrar la asistencia directamente en el gimnasio.
Cuotas de curso y meses cubiertos#
Desde la sección Club, "Crear un nuevo enlace para atletas" abre un procedimiento guiado, una pregunta cada vez. Puedes crear una inscripción a un curso (una cuota que se repite), una inscripción a una competición, un pago único (como judogui o cinturón) o un documento. Para una cuota de curso eliges el nombre, cada cuántos meses se paga (cada mes, cada 3 meses, una vez al año u otro valor), para qué cursos vale, el precio con el posible descuento por varias cuotas, y los datos de la transferencia. El IBAN y el titular se introducen una sola vez: la siguiente solicitud ya los encuentra escritos. El último paso muestra la solicitud tal como la verán los judokas; tras la creación copias el enlace para enviarlo a las familias.
Una cuota de curso cubre meses completos: la cobertura empieza el día uno del mes. Por ejemplo, una cuota trimestral pagada en septiembre cubre septiembre, octubre y noviembre, independientemente de si se pagó el 2 o el 21 de septiembre. Puedes hacer que todos empiecen en el mismo mes o que cada uno empiece en el mes de su primer pago. Si una familia paga varias cuotas juntas, cubre varios periodos.
En la sección Club cada cuota muestra cuántos judokas han pagado y cuántos están pendientes. La barra de la parte superior de "Cuotas de curso" cuenta los judokas al día sobre el total; al hacer clic se abre "Quién está al día", con los filtros Al día, Con retraso y Nunca pagó y, para cada judoka, hasta cuándo está cubierto. Desde aquí introduces los meses de cierre del gimnasio, en los que ningún judoka debe una cuota, y descargas la lista de las cuotas en PDF.
"Recordar a las familias" envía un email por judoka, con todo lo que falta y el enlace a su área. Elige los judokas a los que enviar el recordatorio: el número de emails disponibles cada mes se indica arriba.
Documentos#
Con el mismo procedimiento guiado, eligiendo "Documento", pides un documento a las familias: un certificado médico, un formulario de privacidad, una autorización. Puedes subir un modelo para que lo descarguen y lo completen, e indicar si el documento es obligatorio para la inscripción, si tiene una fecha de caducidad propia (la familia la introduce al subirlo y tú la verificas en el PDF) y si se debe entregar antes de una fecha. Cuando un documento caduca, el programa te lo avisa.
Cada documento, en la sección Club, muestra cuántos judokas lo han subido y quién está pendiente de revisión. "Copiar enlace para atletas" copia el enlace para enviar, "Modificar" cambia los datos del documento y "Registrar" marca un documento entregado en mano, como un certificado llevado al gimnasio. Del mismo modo puedes registrar un pago en efectivo.
La ficha del judoka#
Al hacer clic en un judoka se abre su ficha: datos personales, cursos, padre o madre, pagos y documentos enviados. Al final, "Qué falta" enumera lo que le falta al judoka, punto por punto, y "Cobertura de cuotas" muestra mes a mes qué meses están cubiertos por la cuota de curso. Desde "Registrar otra cosa" puedes registrar en lugar de la familia un pago o un documento.
Exportaciones y técnicos#
El botón "Más" de la sección Club reúne las demás acciones: actualizar las listas, copiar en un único texto cuotas, documentos y enlaces, registrar a mano un pago o un documento, y exportar los datos. Desde "Exportar" descargas, en un rango de fechas, la lista de judokas (Excel o PDF), los cursos, la asistencia del mes, los pagos (Excel o ZIP con los justificantes), los documentos subidos (ZIP) y el resumen de las irregularidades en PDF.
Al final de la sección Club introduces los técnicos del club, con titulación, cinturón, descripción y foto. Los técnicos se vinculan a los cursos y aparecen en el sitio web y en los pases de competición.
El sitio web del club#
En la sección Sitio web compones el sitio público del club. Con "Añadir sección" eliges los bloques (texto, foto, galería, estadísticas, contactos y otros) y escribes los textos en el panel de la derecha, mientras a la izquierda ves la vista previa. Algunos bloques se actualizan solos con los datos de la gestión del club: los cursos con días y horarios, las cuotas abiertas, los técnicos y las competiciones que organizas. Los colores, el logotipo y las imágenes se eligen desde "Ajustes del sitio".
Cada cambio se guarda solo en el borrador, que no es visible públicamente. Con "Publicar" el sitio se pone en línea; los cambios posteriores se ponen en línea solo con la siguiente publicación. Los textos y las imágenes pasan una revisión automática en cada publicación. El sitio tiene una dirección derivada del nombre del club; para usar un dominio propio, abre "Dominio personalizado".