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Gestionale società
Il gestionale società
Judo in Cloud offre un servizio di gestione società (Judo in Cloud Pro) comodamente dallo stesso portale, seguendo gli stessi principi di semplicità, affidabilità e sicurezza. Potrai dividere i tuoi atleti in corsi, segnarne le presenze, raccogliere le quote corso e i pagamenti per prodotti e trasferte, e raccogliere documenti come certificati medici e moduli privacy. Gli atleti e le loro famiglie non creano nessun account: ricevono un link, pagano con bonifico e caricano la ricevuta o il modulo. A te arriva tutto in una lista da approvare. Contattaci per saperne di più!
Nella pagina Oggi, "Scopri il gestionale società" elenca i quattro passi per iniziare: carica gli atleti, crea un corso, crea un modulo per gli atleti e segna le presenze. Ogni riga apre la finestra corrispondente.
Oggi e le richieste da approvare
La pagina Oggi dice cosa fare adesso. In "Da approvare" arrivano i pagamenti e i moduli inviati dalle famiglie, divisi dai filtri Tutto, Pagamenti e Moduli. Per ogni richiesta puoi premere "Accetta" o "Rifiuta", vedere il file con "Anteprima PDF" oppure aprirla con "Apri". Il numero accanto a Oggi, nella colonna a sinistra, conta le richieste in attesa.
Aprendo una richiesta vedi chi l'ha inviata, l'importo, il file allegato e gli atleti dichiarati. In "Chi sono nel tuo elenco" colleghi i nomi scritti dalla famiglia agli atleti della società: se un nome è scritto in modo diverso, lo correggi qui. Per un pagamento puoi correggere anche il numero di quote pagate; per un modulo controlli la data di scadenza dichiarata, confrontandola con quella stampata sul documento.
Se rifiuti una richiesta, la famiglia riceve una mail con il link per rifarla. Se la accetti, l'atleta risulta a posto e non parte nessuna mail. In fondo alla pagina, "Attività recente" elenca le ultime richieste accettate e rifiutate.
Il riquadro "Da sistemare" raccoglie i controlli automatici sulla società: atleti senza iscrizione valida, in ritardo con la quota corso, senza certificato medico, e nomi di pagamenti da collegare a un atleta. I controlli si ripetono ogni volta che apri la pagina. Con "Vedi e risolvi" apri l'elenco degli atleti da sistemare.
La stessa pagina funziona anche da telefono, con le sezioni nella barra in basso.
I corsi
Nella sezione Atleti, "Nuovo Corso" crea un corso: scegli il nome, i giorni della settimana e, per ogni giorno, l'orario di inizio e fine. Puoi indicare anche l'età minima e massima, i tecnici del corso e se il corso richiede una quota. L'età è l'anno corrente meno l'anno di nascita.
Al salvataggio, il programma propone di assegnare al corso gli atleti senza corso che hanno l'età giusta: decidi tu se confermare. "Assegna per età" fa la stessa proposta per tutti i corsi insieme. Puoi cambiare il corso di un atleta dalla sua scheda, oppure selezionare più atleti e usare "Modifica in blocco" per spostarli di corso o promuoverli di cintura.
L'elenco degli atleti è diviso per corso, e i filtri in alto mostrano un corso alla volta o gli atleti senza corso. Accanto a ogni atleta, un'etichetta rossa segnala cosa gli manca (quota, quota corso, modulo).
Presenze
"Presenze di oggi" apre il registro: scegli il corso e il mese, poi il giorno di lezione. Tocca un atleta per segnarlo presente, toccalo di nuovo per segnarlo assente: la presenza si salva subito, senza premere nessun pulsante. In alto vedi quanti sono presenti e assenti, e accanto a ogni atleta le presenze del mese. Nella stessa finestra puoi segnare presenti anche i tecnici. Con "Esporta Excel" scarichi il registro del mese.
Il registro è pensato anche per il telefono, per segnare le presenze direttamente in palestra.
Quote corso e mesi coperti
Dalla sezione Società, "Crea nuovo link per atleti" apre una procedura guidata, una domanda alla volta. Puoi creare un'iscrizione a un corso (una quota che si ripete), un'iscrizione a una gara, un pagamento singolo (come judogi o cintura) oppure un modulo. Per una quota corso scegli il nome, ogni quanti mesi si paga (ogni mese, ogni 3 mesi, una volta l'anno o un altro valore), per quali corsi vale, il prezzo con l'eventuale sconto per più quote, e i dati del bonifico. IBAN e intestatario si inseriscono una volta sola: la richiesta successiva li trova già scritti. L'ultimo passo mostra la richiesta come la vedranno gli atleti; dopo la creazione copi il link da mandare alle famiglie.
Una quota corso copre dei mesi interi: la copertura parte dal primo del mese. Ad esempio, una quota trimestrale pagata a settembre copre settembre, ottobre e novembre, indipendentemente da se è stata pagata il 2 o il 21 settembre. Puoi far partire tutti dallo stesso mese oppure ognuno dal mese del suo primo pagamento. Se una famiglia paga più quote insieme, copre più periodi.
Nella sezione Società ogni quota mostra quanti atleti hanno pagato e quanti sono in attesa. La barra in cima a "Quote corso" conta gli atleti in regola sul totale; cliccandola si apre "Chi è in regola", con i filtri In regola, In ritardo e Mai pagato e, per ogni atleta, fino a quando è coperto. Da qui inserisci i mesi di chiusura della palestra, in cui nessun atleta deve una quota, e scarichi l'elenco delle quote in PDF.
"Sollecita le famiglie" manda una mail per atleta, con tutto quello che manca e il link alla sua area. Scegli gli atleti da sollecitare: il numero di mail disponibili ogni mese è indicato in alto.
Moduli
Con la stessa procedura guidata, scegliendo "Modulo", chiedi un documento alle famiglie: un certificato medico, un modulo privacy, una delega. Puoi caricare un modello da far scaricare e compilare, indicare se il modulo è obbligatorio per l'iscrizione, se ha una data di scadenza propria (la famiglia la inserisce al caricamento e tu la verifichi sul PDF) e se va consegnato entro una data. Quando un modulo scade, il programma te lo segnala.
Ogni modulo, nella sezione Società, mostra quanti atleti lo hanno caricato e chi è in attesa di controllo. "Copia link atleti" copia il link da mandare, "Modifica" cambia i dati del modulo e "Registra" segna un modulo consegnato a mano, come un certificato portato in palestra. Allo stesso modo puoi registrare un pagamento in contanti.
La scheda dell'atleta
Cliccando su un atleta si apre la sua scheda: dati anagrafici, corsi, genitore, pagamenti e moduli inviati. In fondo, "Cosa manca" elenca quello che manca all'atleta, voce per voce, e "Copertura quote" mostra mese per mese quali mesi sono coperti dalla quota corso. Da "Registra altro" puoi registrare al posto della famiglia un pagamento o un modulo.
Esportazioni e tecnici
Il pulsante "Altro" della sezione Società raccoglie le altre azioni: aggiornare le liste, copiare in un unico testo quote, moduli e link, registrare a mano un pagamento o un modulo, ed esportare i dati. Da "Esporta" scarichi, in un intervallo di date, l'elenco atleti (Excel o PDF), i corsi, le presenze del mese, i pagamenti (Excel o ZIP con le ricevute), i moduli caricati (ZIP) e il riepilogo delle irregolarità in PDF.
In fondo alla sezione Società inserisci i tecnici della società, con qualifica, cintura, descrizione e foto. I tecnici si collegano ai corsi, compaiono sul sito e sui pass gara.
Il sito della società
Nella sezione Sito componi il sito pubblico della società. Con "Aggiungi sezione" scegli i blocchi (testo, foto, galleria, statistiche, contatti e altri) e scrivi i testi nel pannello a destra, mentre a sinistra vedi l'anteprima. Alcuni blocchi si aggiornano da soli con i dati del gestionale: i corsi con giorni e orari, le quote aperte, i tecnici e le gare che organizzi. Colori, logo e immagini si scelgono da "Impostazioni sito".
Ogni modifica si salva da sola nella bozza, che non è visibile pubblicamente. Con "Pubblica" il sito va online; le modifiche successive vanno online solo alla pubblicazione successiva. Testi e immagini passano una revisione automatica a ogni pubblicazione. Il sito ha un indirizzo derivato dal nome della società; per usare un tuo dominio, apri "Dominio personalizzato".
