Vereinsverwaltung

Die Vereinsverwaltung#

Judo in Cloud bietet einen Dienst zur Vereinsverwaltung (Judo in Cloud Pro) bequem über dasselbe Portal an und folgt dabei denselben Grundsätzen von Einfachheit, Zuverlässigkeit und Sicherheit. Du kannst deine Athleten in Kurse aufteilen, ihre Anwesenheit erfassen, die Kursbeiträge und die Zahlungen für Produkte und Fahrten einsammeln sowie Dokumente wie ärztliche Atteste und Datenschutzformulare sammeln. Die Athleten und ihre Familien erstellen kein Konto: Sie erhalten einen Link, bezahlen per Überweisung und laden den Beleg oder das Dokument hoch. Du erhältst alles in einer Liste zur Genehmigung. Kontaktiere uns, um mehr zu erfahren!

Auf der Seite Heute listet „Entdecke die Vereinsverwaltung“ die vier Schritte für den Einstieg auf: Athleten hochladen, einen Kurs erstellen, ein Dokument für die Athleten erstellen und die Anwesenheit erfassen. Jede Zeile öffnet das passende Fenster.

Heute und die zu genehmigenden Anfragen#

Die Seite Heute zeigt, was jetzt zu tun ist. Unter „Zu genehmigen“ gehen die Zahlungen und Dokumente ein, die die Familien gesendet haben, aufgeteilt durch die Filter Alle, Zahlungen und Dokumente. Für jede Anfrage kannst du auf „Akzeptieren“ oder „Ablehnen“ klicken, die Datei mit „PDF Vorschau“ ansehen oder sie mit „Öffnen“ aufrufen. Die Zahl neben Heute in der linken Spalte zählt die offenen Anfragen.

Wenn du eine Anfrage öffnest, siehst du, wer sie gesendet hat, den Betrag, die angehängte Datei und die angegebenen Athleten. Unter „Wer sie in Ihrer Liste sind“ verknüpfst du die von der Familie geschriebenen Namen mit den Athleten des Vereins: Ist ein Name anders geschrieben, korrigierst du ihn hier. Bei einer Zahlung kannst du auch die Anzahl der bezahlten Beiträge korrigieren; bei einem Dokument prüfst du das angegebene Ablaufdatum und vergleichst es mit dem auf dem Dokument gedruckten Datum.

Lehnst du eine Anfrage ab, erhält die Familie eine E-Mail mit dem Link, um sie erneut zu senden. Akzeptierst du sie, ist der Athlet in Ordnung, und es wird keine E-Mail gesendet. Unten auf der Seite listet „Letzte Aktivität“ die zuletzt akzeptierten und abgelehnten Anfragen auf.

Der Kasten „Zu klären“ sammelt die automatischen Prüfungen des Vereins: Athleten ohne gültige Mitgliedschaft, im Rückstand mit dem Kursbeitrag, ohne ärztliches Attest, und Namen aus Zahlungen, die noch mit einem Athleten verknüpft werden müssen. Die Prüfungen laufen jedes Mal neu, wenn du die Seite öffnest. Mit „Ansehen und lösen“ öffnest du die Liste der zu klärenden Athleten.

Dieselbe Seite funktioniert auch auf dem Telefon, mit den Bereichen in der unteren Leiste.

Die Kurse#

Im Bereich Athleten erstellt „Neuer Kurs“ einen Kurs: Wähle den Namen, die Wochentage und für jeden Tag die Anfangs- und Endzeit. Du kannst auch das Mindest- und Höchstalter und die Trainer des Kurses angeben sowie festlegen, ob der Kurs einen Beitrag erfordert. Das Alter ist das aktuelle Jahr minus das Geburtsjahr.

Beim Speichern schlägt das Programm vor, dem Kurs die Athleten ohne Kurs zuzuordnen, die das passende Alter haben: Du entscheidest, ob du bestätigst. „Nach Alter zuordnen“ macht denselben Vorschlag für alle Kurse zusammen. Du kannst den Kurs eines Athleten in seinem Datenblatt ändern oder mehrere Athleten auswählen und mit „Massenbearbeitung“ den Kurs wechseln oder sie im Gürtel befördern.

Die Liste der Athleten ist nach Kurs aufgeteilt, und die Filter oben zeigen jeweils einen Kurs oder die Athleten ohne Kurs. Neben jedem Athleten zeigt ein rotes Etikett, was ihm fehlt (Beitrag, Kursbeitrag, Dokument).

Anwesenheit#

„Anwesenheit heute“ öffnet das Anwesenheitsbuch: Wähle den Kurs und den Monat, dann den Trainingstag. Tippe auf einen Athleten, um ihn als anwesend zu markieren, und tippe erneut, um ihn als abwesend zu markieren: Die Anwesenheit wird sofort gespeichert, ohne eine Schaltfläche zu drücken. Oben siehst du, wie viele anwesend und abwesend sind, und neben jedem Athleten seine Anwesenheiten im Monat. Im selben Fenster kannst du auch die Trainer als anwesend markieren. Mit „Excel exportieren“ lädst du das Anwesenheitsbuch des Monats herunter.

Das Anwesenheitsbuch ist auch für das Telefon gedacht, um die Anwesenheit direkt in der Halle zu erfassen.

Kursbeiträge und abgedeckte Monate#

Im Bereich Verein öffnet „Neuen Athleten-Link erstellen“ einen geführten Ablauf, eine Frage nach der anderen. Du kannst eine Anmeldung zu einem Kurs (ein wiederkehrender Beitrag), eine Anmeldung zu einem Turnier, eine Einzelzahlung (wie Judogi oder Gürtel) oder ein Dokument erstellen. Für einen Kursbeitrag wählst du den Namen, wie oft er bezahlt wird (jeden Monat, alle 3 Monate, einmal im Jahr oder ein anderer Wert), für welche Kurse er gilt, den Preis mit einem eventuellen Rabatt für mehrere Beiträge und die Überweisungsdaten. IBAN und Kontoinhaber gibst du nur einmal ein: Die nächste Anfrage findet sie bereits ausgefüllt. Der letzte Schritt zeigt die Anfrage so, wie die Athleten sie sehen werden; nach dem Erstellen kopierst du den Link, den du an die Familien sendest.

Ein Kursbeitrag deckt ganze Monate ab: Die Deckung beginnt am Ersten des Monats. Ein im September bezahlter Quartalsbeitrag deckt zum Beispiel September, Oktober und November ab, unabhängig davon, ob er am 2. oder am 21. September bezahlt wurde. Du kannst alle im selben Monat beginnen lassen oder jeden im Monat seiner ersten Zahlung. Bezahlt eine Familie mehrere Beiträge zusammen, deckt sie mehrere Zeiträume ab.

Im Bereich Verein zeigt jeder Beitrag, wie viele Athleten bezahlt haben und wie viele ausstehen. Die Leiste oben unter „Kursbeiträge“ zählt die Athleten, die auf dem Stand sind, im Verhältnis zur Gesamtzahl; mit einem Klick darauf öffnet sich „Wer ist auf dem Stand“, mit den Filtern Bezahlt, Im Rückstand und Nie bezahlt und für jeden Athleten dem Datum, bis zu dem er abgedeckt ist. Hier trägst du die Monate ein, in denen die Halle geschlossen ist und kein Athlet einen Beitrag schuldet, und lädst die Liste der Beiträge als PDF herunter.

„Familien erinnern“ sendet eine E-Mail pro Athlet mit allem, was fehlt, und dem Link zu seinem Bereich. Wähle die Athleten aus, die du erinnern möchtest: Die Anzahl der verfügbaren E-Mails pro Monat steht oben.

Dokumente#

Mit demselben geführten Ablauf forderst du, indem du „Dokument“ wählst, ein Dokument von den Familien an: ein ärztliches Attest, ein Datenschutzformular, eine Vollmacht. Du kannst eine Vorlage hochladen, die heruntergeladen und ausgefüllt wird, und angeben, ob das Dokument für die Mitgliedschaft verpflichtend ist, ob es ein eigenes Ablaufdatum hat (die Familie gibt es beim Hochladen ein und du prüfst es im PDF) und ob es bis zu einem bestimmten Datum abgegeben werden muss. Wenn ein Dokument abläuft, weist dich das Programm darauf hin.

Jedes Dokument zeigt im Bereich Verein, wie viele Athleten es hochgeladen haben und wer auf die Prüfung wartet. „Athleten-Link kopieren“ kopiert den Link zum Versenden, „Bearbeiten“ ändert die Daten des Dokuments und „Erfassen“ vermerkt ein persönlich abgegebenes Dokument, etwa ein in die Halle mitgebrachtes Attest. Auf dieselbe Weise kannst du eine Barzahlung erfassen.

Das Datenblatt des Athleten#

Mit einem Klick auf einen Athleten öffnet sich sein Datenblatt: Stammdaten, Kurse, Elternteil, Zahlungen und gesendete Dokumente. Unten listet „Was fehlt“ Punkt für Punkt auf, was dem Athleten fehlt, und „Beitragsdeckung“ zeigt Monat für Monat, welche Monate durch den Kursbeitrag abgedeckt sind. Über „Weiteres erfassen“ kannst du anstelle der Familie eine Zahlung oder ein Dokument erfassen.

Exporte und Trainer#

Die Schaltfläche „Mehr“ im Bereich Verein sammelt die weiteren Aktionen: die Listen aktualisieren, Beiträge, Dokumente und Links in einen einzigen Text kopieren, eine Zahlung oder ein Dokument von Hand erfassen und die Daten exportieren. Über „Exportieren“ lädst du für einen Zeitraum die Athletenliste (Excel oder PDF), die Kurse, die Anwesenheiten des Monats, die Zahlungen (Excel oder ZIP mit den Belegen), die hochgeladenen Dokumente (ZIP) und die Übersicht der Unregelmäßigkeiten als PDF herunter.

Unten im Bereich Verein trägst du die Trainer des Vereins ein, mit Qualifikation, Gürtel, Beschreibung und Foto. Die Trainer werden mit den Kursen verknüpft und erscheinen auf der Website und auf den Turnierpässen.

Die Website des Vereins#

Im Bereich Website gestaltest du die öffentliche Website des Vereins. Mit „Abschnitt hinzufügen“ wählst du die Blöcke (Text, Foto, Galerie, Statistiken, Kontakte und weitere) und schreibst die Texte im Bereich rechts, während du links die Vorschau siehst. Einige Blöcke aktualisieren sich selbst mit den Daten der Vereinsverwaltung: die Kurse mit Tagen und Uhrzeiten, die offenen Beiträge, die Trainer und die Turniere, die du veranstaltest. Farben, Logo und Bilder wählst du unter „Seiteneinstellungen“.

Jede Änderung wird automatisch im Entwurf gespeichert, der nicht öffentlich sichtbar ist. Mit „Veröffentlichen“ geht die Website online; spätere Änderungen gehen erst bei der nächsten Veröffentlichung online. Texte und Bilder durchlaufen bei jeder Veröffentlichung eine automatische Prüfung. Die Website hat eine Adresse, die aus dem Namen des Vereins abgeleitet ist; um eine eigene Domain zu verwenden, öffne „Eigene Domain“.