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Je suis entraîneur, que dois-je faire ?
Inscription
Créez le compte de votre club grâce au formulaire en bas de la page d'accueil, que vous trouvez aussi en cliquant sur « Inscrivez-vous en tant que club » : saisissez le nom et le code du club, le pays, la région, le numéro de téléphone et l'e-mail, puis appuyez sur « Envoyer la demande ». Vous recevrez par e-mail un lien pour définir le mot de passe du compte. Ensuite, cliquez sur « Connexion » en haut à droite et connectez-vous avec l'e-mail et le mot de passe saisis.
Espace du club
Une fois connecté, vous entrez dans l'espace de votre club. La colonne de gauche (sur téléphone, la barre en bas) mène aux cinq sections : Aujourd'hui, Compétitions, Athlètes, Club et Site web. Pour vous inscrire aux compétitions, vous n'avez besoin que de Compétitions et Athlètes ; les autres sections font partie de la gestion du club, que vous pouvez utiliser quand vous le souhaitez.
La page Aujourd'hui affiche la prochaine compétition du calendrier avec le bouton « Inscrire des athlètes », les demandes à approuver et les étapes pour commencer avec la gestion du club. Le bouton « Guide », sous les sections, résume toutes les fonctions.
Toutes les données personnelles sont traitées dans le respect de la vie privée et des directives de l'Union européenne. Vous trouverez plus de détails sur la page Information sur le traitement des données personnelles.
Athlètes
Dans la section « Athlètes », vous trouvez la liste des athlètes de votre club, que vous pourrez inscrire aux différentes compétitions. Le moyen le plus rapide de les saisir est « Importer les licences » : téléversez le PDF des licences de la fédération (jusqu'à 5 fichiers par analyse) et appuyez sur « Analyser le PDF ». Le programme lit les noms, l'année, le sexe et la ceinture, et vous montre les athlètes à créer et ceux à mettre à jour, avant de les importer.
Pour ajouter un athlète à la main, cliquez sur « Nouvel athlète » et remplissez le prénom, le nom, le sexe, l'année et la ceinture ; la date de naissance, le cours, le code fiscal et les données du parent sont facultatifs. Pour modifier ou supprimer un athlète, cliquez sur son nom : sa fiche s'ouvre, avec « Enregistrer » et « Supprimer ».
Saisir ici un athlète ne l'inscrit pas à une compétition : l'inscription se fait depuis la section « Compétitions ».
Attention : modifier ou supprimer des athlètes de la liste ne reporte pas les modifications dans les compétitions auxquelles ils ont été inscrits auparavant. Une fois inscrits, les athlètes sont copiés dans les données de la compétition. Toute modification postérieure à l'inscription doit être faite par l'organisateur, en le contactant à son adresse e-mail.
Pour les paires des compétitions de kata, vous pouvez aussi saisir des athlètes d'autres clubs : en bas de la liste, appuyez sur « Ajouter un athlète externe » et remplissez ses données et celles de son club d'origine. Les athlètes externes ne peuvent être utilisés que pour les compétitions de kata.
Compétitions
Dans la section « Compétitions », vous pourrez voir les prochaines compétitions gérées par Judo in Cloud, avec les dates, le lieu et le nombre d'inscrits. Les filtres en haut séparent les prochaines compétitions, celles auxquelles vous avez déjà inscrit des athlètes, celles que vous organisez et celles qui sont passées. Le nombre sur chaque filtre indique combien de compétitions il contient.
En cliquant sur « Inscrire des athlètes », la fiche de la compétition s'ouvre. Choisissez les athlètes depuis le champ de recherche, qui ne propose que ceux qui ne sont pas encore inscrits (avec « Créer un athlète ici », vous pouvez en ajouter un nouveau à la volée). Les athlètes choisis passent dans « À inscrire » : saisissez pour chacun le poids de compétition et appuyez sur « Confirmer l'inscription ». Pensez à saisir le poids réel (par exemple, 63,7) et non le poids de la catégorie.
Une fois que vous aurez des athlètes inscrits à l'événement, vous les verrez dans « Athlètes déjà inscrits » avec la catégorie dans laquelle ils ont été placés. Avec « Télécharger le pass » et « Télécharger la liste », vous pourrez télécharger le pass de compétition et la liste au format PDF. Le pass de compétition est établi par club, il peut donc être utilisé par plusieurs entraîneurs sans qu'il soit nécessaire de les enregistrer.
Pour désinscrire un athlète, il suffit d'appuyer sur « Désinscrire ». S'il faut modifier son poids, il est possible de le désinscrire puis de le réinscrire en saisissant la nouvelle valeur. Si la compétition comporte un stage, sa fiche dans la section Compétitions affiche aussi le bouton « Stage », pour inscrire les athlètes session par session. Si la compétition propose des hôtels partenaires, vous les réservez depuis la fiche de la compétition.
Paiement des frais d'inscription
En bas de la fiche de la compétition, vous trouvez les frais d'inscription de l'organisateur. Sous les frais, dans « Faites le virement », vous trouvez le bénéficiaire, l'IBAN et le motif de l'organisateur : appuyez sur une donnée pour la copier dans le site de votre banque. Indiquez avec + et − combien de frais vous payez pour chaque type, joignez dans « Justificatif du virement » le PDF ou la photo du virement et appuyez sur « Envoyer le paiement ». Si vous le faites alors que des athlètes se trouvent dans « À inscrire », le bouton devient « Inscrire et payer » et fait les deux. Vous pouvez aussi inscrire tout de suite les athlètes et téléverser le justificatif plus tard.
Le paiement sera vérifié par l'organisateur : dans « Paiements déjà envoyés », vous voyez son statut et le justificatif téléversé. Le paiement n'est pas nominatif : vous pourrez par exemple désinscrire un athlète et en inscrire un autre à sa place. Les paiements seront reçus directement par l'organisateur et Judo in Cloud n'aura aucun contrôle sur eux : tout remboursement éventuel doit être convenu avec l'équipe d'organisation.
Le jour de la compétition
Le jour de la compétition, vous devrez tout d'abord passer par l'accréditation et indiquer les athlètes que vous avez inscrits et qui sont présents à ce moment-là. C'est très important : pour les athlètes qui n'ont pas besoin d'être pesés, être marqués présents est nécessaire pour pouvoir être tirés au sort ; pour les athlètes qui doivent passer la pesée, être marqués présents permet de les afficher en salle de pesée. De cette façon, l'organisateur peut être certain que ceux qui sont tirés au sort sont réellement présents et ont payé les frais d'inscription (si le paiement se fait sur place).
N'oubliez pas : sur la page accessible en scannant le QR Code du pass, vous pourrez voir en temps réel le statut de vos athlètes (Non vérifié, Présent, Inscrit) et, s'ils ont été tirés au sort, sur quel tatami ils combattent ! Découvrez-en plus sur la page suivante !