Gestion du club
La gestion du club#
Judo in Cloud propose un service de gestion de club (Judo in Cloud Pro) directement depuis le même portail, en suivant les mêmes principes de simplicité, de fiabilité et de sécurité. Vous pourrez répartir vos athlètes en cours, enregistrer leurs présences, collecter les cotisations de cours et les paiements pour des produits et des déplacements, et collecter des documents comme les certificats médicaux et les formulaires de confidentialité. Les athlètes et leurs familles ne créent aucun compte : ils reçoivent un lien, paient par virement et téléversent le justificatif ou le formulaire. Vous recevez tout dans une liste à approuver. Contactez-nous pour en savoir plus !
Sur la page Aujourd'hui, « Découvrez la gestion du club » liste les quatre étapes pour commencer : téléverser les athlètes, créer un cours, créer un formulaire pour les athlètes et enregistrer les présences. Chaque ligne ouvre la fenêtre correspondante.
Aujourd'hui et les demandes à approuver#
La page Aujourd'hui indique ce qu'il faut faire maintenant. Dans « À approuver » arrivent les paiements et les formulaires envoyés par les familles, répartis par les filtres Tout, Paiements et Documents. Pour chaque demande, vous pouvez appuyer sur « Accepter » ou « Refuser », voir le fichier avec « Voir le PDF » ou l'ouvrir avec « Ouvrir ». Le nombre à côté de Aujourd'hui, dans la colonne de gauche, compte les demandes en attente.
En ouvrant une demande, vous voyez qui l'a envoyée, le montant, le fichier joint et les athlètes déclarés. Dans « Qui sont-ils dans votre liste », vous reliez les noms écrits par la famille aux athlètes du club : si un nom est écrit différemment, vous le corrigez ici. Pour un paiement, vous pouvez aussi corriger le nombre de cotisations payées ; pour un formulaire, vous contrôlez la date d'expiration déclarée, en la comparant avec celle imprimée sur le document.
Si vous refusez une demande, la famille reçoit un e-mail avec le lien pour la refaire. Si vous l'acceptez, l'athlète est en règle et aucun e-mail n'est envoyé. En bas de la page, « Activité récente » liste les dernières demandes acceptées et refusées.
L'encadré « À régler » regroupe les contrôles automatiques sur le club : athlètes sans inscription valide, en retard sur la cotisation de cours, sans certificat médical, et noms de paiements à relier à un athlète. Les contrôles se répètent chaque fois que vous ouvrez la page. Avec « Voir et corriger », vous ouvrez la liste des athlètes à régulariser.
La même page fonctionne aussi sur téléphone, avec les sections dans la barre en bas.
Les cours#
Dans la section Athlètes, « Nouveau cours » crée un cours : choisissez le nom, les jours de la semaine et, pour chaque jour, l'heure de début et de fin. Vous pouvez aussi indiquer l'âge minimum et maximum, les entraîneurs du cours et si le cours demande une cotisation. L'âge est l'année en cours moins l'année de naissance.
À l'enregistrement, le programme propose d'affecter au cours les athlètes sans cours qui ont le bon âge : c'est vous qui décidez de confirmer. « Affecter par âge » fait la même proposition pour tous les cours en même temps. Vous pouvez changer le cours d'un athlète depuis sa fiche, ou sélectionner plusieurs athlètes et utiliser « Modifier en masse » pour les changer de cours ou les promouvoir de ceinture.
La liste des athlètes est répartie par cours, et les filtres en haut affichent un cours à la fois ou les athlètes sans cours. À côté de chaque athlète, une étiquette rouge signale ce qui lui manque (cotisation, cotisation de cours, formulaire).
Présences#
« Présences du jour » ouvre le registre : choisissez le cours et le mois, puis le jour de la séance. Touchez un athlète pour le marquer présent, touchez-le de nouveau pour le marquer absent : la présence est enregistrée immédiatement, sans appuyer sur aucun bouton. En haut, vous voyez combien sont présents et absents, et à côté de chaque athlète ses présences du mois. Dans la même fenêtre, vous pouvez aussi marquer présents les entraîneurs. Avec « Exporter en Excel », vous téléchargez le registre du mois.
Le registre est aussi pensé pour le téléphone, pour enregistrer les présences directement au dojo.
Cotisations de cours et mois couverts#
Depuis la section Club, « Créer un nouveau lien pour les athlètes » ouvre une procédure guidée, une question à la fois. Vous pouvez créer une inscription à un cours (une cotisation qui se répète), une inscription à une compétition, un paiement unique (comme un judogi ou une ceinture) ou un document. Pour une cotisation de cours, choisissez le nom, tous les combien de mois on paie (chaque mois, tous les 3 mois, une fois par an ou une autre valeur), pour quels cours elle vaut, le prix avec l'éventuelle réduction pour plusieurs cotisations, et les coordonnées du virement. L'IBAN et le titulaire ne se saisissent qu'une seule fois : la demande suivante les trouve déjà remplis. La dernière étape montre la demande telle que les athlètes la verront ; après la création, vous copiez le lien à envoyer aux familles.
Une cotisation de cours couvre des mois entiers : la couverture part du premier du mois. Par exemple, une cotisation trimestrielle payée en septembre couvre septembre, octobre et novembre, qu'elle ait été payée le 2 ou le 21 septembre. Vous pouvez faire partir tout le monde du même mois ou chacun du mois de son premier paiement. Si une famille paie plusieurs cotisations en même temps, elle couvre plusieurs périodes.
Dans la section Club, chaque cotisation montre combien d'athlètes ont payé et combien sont en attente. La barre en haut de « Cotisations de cours » compte les athlètes à jour sur le total ; en cliquant dessus, « Qui est à jour » s'ouvre, avec les filtres À jour, En retard et Jamais payé et, pour chaque athlète, jusqu'à quand il est couvert. D'ici, vous saisissez les mois de fermeture du dojo, pendant lesquels aucun athlète ne doit de cotisation, et vous téléchargez la liste des cotisations en PDF.
« Relancer les familles » envoie un e-mail par athlète, avec tout ce qui manque et le lien vers son espace. Choisissez les athlètes à relancer : le nombre d'e-mails disponibles chaque mois est indiqué en haut.
Documents#
Avec la même procédure guidée, en choisissant « Document », vous demandez un document aux familles : un certificat médical, un formulaire de confidentialité, une procuration. Vous pouvez téléverser un modèle à télécharger et remplir, indiquer si le document est obligatoire pour l'inscription, s'il a sa propre date d'expiration (la famille la saisit au téléversement et vous la vérifiez sur le PDF) et s'il doit être remis avant une date. Lorsqu'un document expire, le programme vous le signale.
Chaque document, dans la section Club, montre combien d'athlètes l'ont téléversé et qui est en attente de contrôle. « Copier le lien athlètes » copie le lien à envoyer, « Modifier » change les données du document et « Enregistrer » marque un document remis en main propre, comme un certificat apporté au dojo. De la même façon, vous pouvez enregistrer un paiement en espèces.
La fiche de l'athlète#
En cliquant sur un athlète, sa fiche s'ouvre : données personnelles, cours, parent, paiements et documents envoyés. En bas, « Ce qui manque » liste ce qui manque à l'athlète, point par point, et « Couverture des cotisations » montre mois par mois quels mois sont couverts par la cotisation de cours. Depuis « Enregistrer autre chose », vous pouvez enregistrer un paiement ou un document à la place de la famille.
Exports et entraîneurs#
Le bouton « Plus » de la section Club regroupe les autres actions : mettre à jour les listes, copier en un seul texte les cotisations, les documents et les liens, enregistrer à la main un paiement ou un document, et exporter les données. Depuis « Exporter », vous téléchargez, sur une plage de dates, la liste des athlètes (Excel ou PDF), les cours, les présences du mois, les paiements (Excel ou ZIP avec les justificatifs), les documents téléversés (ZIP) et le récapitulatif des irrégularités en PDF.
En bas de la section Club, vous saisissez les entraîneurs du club, avec leur qualification, leur ceinture, une description et une photo. Les entraîneurs sont reliés aux cours et apparaissent sur le site et sur les pass de compétition.
Le site du club#
Dans la section Site web, vous composez le site public du club. Avec « Ajouter une section », vous choisissez les blocs (texte, photo, galerie, statistiques, contacts et autres) et vous écrivez les textes dans le panneau de droite, tandis qu'à gauche vous voyez l'aperçu. Certains blocs se mettent à jour tout seuls avec les données de la gestion du club : les cours avec leurs jours et horaires, les cotisations ouvertes, les entraîneurs et les compétitions que vous organisez. Les couleurs, le logo et les images se choisissent depuis « Paramètres du site ».
Chaque modification est enregistrée automatiquement dans le brouillon, qui n'est pas visible publiquement. Avec « Publier », le site est mis en ligne ; les modifications suivantes ne sont mises en ligne qu'à la publication suivante. Les textes et les images passent une vérification automatique à chaque publication. Le site a une adresse dérivée du nom du club ; pour utiliser votre propre domaine, ouvrez « Domaine personnalisé ».