Comment utiliser Judo in Cloud ?

Introduction#

Judo in Cloud fonctionne par phases, que nous expliquerons brièvement ici pour montrer comment se déroule un événement qui choisit de nous faire confiance pour simplifier son organisation. Nous détaillerons ensuite le fonctionnement de chaque page.

Pendant une compétition, le programme sera également utilisé par d'autres personnes, comme les officiels ou les opérateurs du tableau de marque. Pensez à leur envoyer ces liens afin qu'ils apprennent à utiliser Judo in Cloud au mieux.

Création du compte de compétition#

En nous écrivant à [email protected], nous prendrons contact avec vous pour définir ensemble les besoins de votre événement.

Nous vous fournirons un compte d'essai, où vous pourrez tester le programme pour vous familiariser avec lui et voir s'il manque quelque chose dont vous avez besoin ou qui, selon vous, pourrait améliorer l'expérience d'utilisation. Judo in Cloud grandit grâce aux retours de tous ses utilisateurs, et nous sommes très heureux de recevoir tout avis que votre expérience juge utile !

Avec votre règlement de compétition, nous pourrons créer les catégories d'âge nécessaires, en vous offrant une liberté totale pour la répartition des poids en différentes catégories. Nous proposons aussi des catégories séparées par ceinture ! (par exemple, ceintures noires et ceintures de couleur séparées).

Enfin, nous créerons votre événement dans notre système et vous fournirons les identifiants d'accès. À partir de ce moment, les entraîneurs pourront s'inscrire à votre compétition.

Paramètres initiaux#

En vous connectant, un menu de sélection apparaîtra pour choisir ce que doit faire un PC le jour de la compétition : accréditation, salle de pesée, tatami, coordinateur, remises des prix, projecteur, organisation et arbitres. En cochant « Autoriser l'accès à toutes les pages », vous pourrez passer d'une page à l'autre depuis cet ordinateur sans vous reconnecter. Les jours précédents, ce sont surtout les pages de l'accréditation et du coordinateur qui nous intéressent : la première pour voir quels clubs et quels athlètes sont inscrits (et éventuellement en ajouter, en modifier ou en supprimer) ; dans la seconde, le bouton « Modifier le nombre de tatamis » pour définir le nombre de tatamis de la compétition et « Paramètres des catégories d'âge » pour confirmer, pour chaque catégorie d'âge, les points de la victoire ou la tolérance de poids.

Inscriptions#

Les entraîneurs pourront inscrire les athlètes depuis l'espace de leur club, dans la section Compétitions. Les instructions qui leur sont destinées sont disponibles sur la page « Je suis entraîneur, que dois-je faire ? ». Il est aussi possible d'inscrire des athlètes en tant qu'organisateur, en se connectant et en allant sur la page de l'accréditation (attention à ne pas les marquer déjà présents, cela servira le jour de la compétition).

Simulations de tirage au sort avant la compétition#

Sur la page du coordinateur, en cliquant sur « Tirages au sort et tableaux », un menu s'ouvrira et indiquera pour chaque catégorie d'âge les athlètes inscrits, présents et pesés. Si la catégorie d'âge n'est pas clôturée, le bouton « Simulation » apparaîtra : ce sont des tirages au sort temporaires qui ne sont pas enregistrés dans le système et qui servent en cas d'urgence, si Judo in Cloud n'était pas accessible le jour de la compétition (ou si l'on choisit d'utiliser uniquement le pack PreGara).

La clôture de la pesée sert à clôturer les inscriptions et à créer les tirages au sort définitifs qui peuvent être distribués aux tatamis. Si vous avez l'intention de les créer la veille, vous pouvez le faire depuis chez vous. Sinon, vous pouvez le faire le jour même de la compétition, à la fin de l'horaire de pesée. Judo in Cloud est capable de créer et de distribuer les tableaux en moins d'une minute !

Accréditation#

Le jour de la compétition, il faudra disposer d'un poste à l'entrée qui certifie qui est présent à la compétition et, si nécessaire et utile pour l'organisateur, qui vérifie le paiement des frais d'inscription.

Les athlètes marqués présents depuis ce poste apparaîtront comme disponibles pour être pesés ou, s'ils ne doivent pas passer la pesée, apparaîtront directement comme disponibles pour être tirés au sort dans les tableaux. Depuis ce poste, il sera aussi possible de les ajouter, de les modifier ou de les supprimer. Il existe aussi des fonctions pour télécharger les listes d'athlètes par catégorie (procès-verbaux de pesée), par catégorie d'âge ou par club, et des fonctions pour télécharger la feuille Excel ou en importer une contenant de nouveaux athlètes à ajouter (explications plus détaillées dans la FAQ consacrée à la page accréditation).

Pesée#

Pour les catégories d'âge qui nécessitent la pesée, il existe la page Salle de pesée, où il est possible de marquer un athlète comme pesé, et donc disponible pour les tirages au sort, et éventuellement de modifier la valeur.

Si l'on veut créer les tirages au sort définitifs la veille, il faudra les marquer tous déjà pesés avant de les créer, quitte à faire quand même la pesée le jour de la compétition pour confirmer que l'athlète n'est pas hors catégorie.

Déroulement des combats#

Une fois que l'horaire de pesée d'une catégorie d'âge est terminé et que les athlètes ont tous été marqués présents et pesés, il sera possible de clôturer la pesée et de créer les tirages au sort finaux depuis la page du coordinateur, en cliquant sur « Tirages au sort et tableaux ». On pourra alors aller sur « Ouvrir les catégories non attribuées » et déplacer avec la souris les différents tableaux vers les tatamis. À ce stade, on peut revenir sur « Tirages au sort et tableaux » et télécharger les PDF des tableaux, où le tatami sera également indiqué.

Il est aussi possible d'utiliser le bouton « Attribution automatique » pour les répartir automatiquement. Cette fonction essaie de garder des nombres de combats aussi proches que possible, mais elle ne tient pas compte d'autres facteurs. L'expérience d'un coordinateur de compétition le conduit à répartir en tenant compte d'autres éléments (par exemple, une catégorie est en moyenne plus rapide qu'une autre). Assurez-vous d'abord d'en discuter avec lui et de suivre ses directives.

Chaque tatami disposera de son propre ordinateur. Depuis la page qui lui est dédiée, il pourra télécharger les tableaux attribués et en disputer les combats. Le coordinateur pourra voir depuis sa page combien de combats il reste à chacun.