Gestão do clube

A gestão do clube#

O Judo in Cloud oferece um serviço de gestão de clubes (Judo in Cloud Pro) comodamente a partir do mesmo portal, seguindo os mesmos princípios de simplicidade, fiabilidade e segurança. Pode dividir os seus atletas em cursos, registar as presenças, recolher as quotas de curso e os pagamentos de produtos e deslocações, e recolher documentos como atestados médicos e formulários de privacidade. Os atletas e as suas famílias não criam nenhuma conta: recebem uma ligação, pagam por transferência bancária e carregam o comprovativo ou o formulário. Tudo lhe chega numa lista por aprovar. Contacte-nos para saber mais!

Na página Hoje, "Descubra a gestão do clube" enumera os quatro passos para começar: carregue os atletas, crie um curso, crie um formulário para os atletas e marque as presenças. Cada linha abre a janela correspondente.

Hoje e os pedidos por aprovar#

A página Hoje diz o que fazer agora. Em "Por aprovar" chegam os pagamentos e os formulários enviados pelas famílias, separados pelos filtros Tudo, Pagamentos e Documentos. Para cada pedido pode carregar em "Aceitar" ou "Rejeitar", ver o ficheiro com "Ver o PDF" ou abri-lo com "Abrir". O número ao lado de Hoje, na coluna à esquerda, conta os pedidos pendentes.

Ao abrir um pedido vê quem o enviou, o valor, o ficheiro anexado e os atletas declarados. Em "Quem são na sua lista" associa os nomes escritos pela família aos atletas do clube: se um nome estiver escrito de forma diferente, corrige-o aqui. Num pagamento pode corrigir também o número de quotas pagas; num formulário verifica a data de validade declarada, comparando-a com a que está impressa no documento.

Se rejeitar um pedido, a família recebe um email com a ligação para o refazer. Se o aceitar, o atleta fica em dia e não é enviado nenhum email. No fundo da página, "Atividade recente" enumera os últimos pedidos aceites e rejeitados.

O quadro "Por resolver" reúne as verificações automáticas sobre o clube: atletas sem inscrição válida, com a quota de curso em atraso, sem atestado médico, e nomes de pagamentos por associar a um atleta. As verificações repetem-se sempre que abre a página. Com "Ver e corrigir" abre a lista dos atletas por resolver.

A mesma página funciona também no telemóvel, com as secções na barra em baixo.

Os cursos#

Na secção Atletas, "Novo curso" cria um curso: escolha o nome, os dias da semana e, para cada dia, a hora de início e de fim. Pode indicar também a idade mínima e máxima, os treinadores do curso e se o curso exige uma quota. A idade é o ano atual menos o ano de nascimento.

Ao guardar, o programa propõe atribuir ao curso os atletas sem curso que têm a idade certa: decide se confirma. "Atribuir por idade" faz a mesma proposta para todos os cursos ao mesmo tempo. Pode mudar o curso de um atleta a partir da sua ficha, ou selecionar vários atletas e usar "Editar em bloco" para os mudar de curso ou promovê-los de cinto.

A lista dos atletas está dividida por curso, e os filtros no topo mostram um curso de cada vez ou os atletas sem curso. Ao lado de cada atleta, uma etiqueta vermelha indica o que lhe falta (taxa, quota de curso, formulário).

Presenças#

"Presenças de hoje" abre o registo: escolha o curso e o mês, depois o dia de aula. Toque num atleta para o marcar como presente, toque de novo para o marcar como ausente: a presença é guardada logo, sem carregar em nenhum botão. No topo vê quantos estão presentes e ausentes, e ao lado de cada atleta as presenças do mês. Na mesma janela pode marcar como presentes também os treinadores. Com "Exportar Excel" descarrega o registo do mês.

O registo foi pensado também para o telemóvel, para marcar as presenças diretamente no dojo.

Quotas de curso e meses cobertos#

Na secção Clube, "Criar novo link para os atletas" abre um procedimento guiado, uma pergunta de cada vez. Pode criar uma inscrição num curso (uma quota que se repete), uma inscrição numa competição, um pagamento único (como judogi ou cinto) ou um documento. Para uma quota de curso escolha o nome, de quantos em quantos meses se paga (todos os meses, a cada 3 meses, uma vez por ano ou outro valor), para que cursos é válida, o preço com o eventual desconto para várias quotas, e os dados da transferência bancária. O IBAN e o titular introduzem-se uma única vez: o pedido seguinte já os tem preenchidos. O último passo mostra o pedido como os atletas o verão; depois da criação copia a ligação a enviar às famílias.

Uma quota de curso cobre meses inteiros: a cobertura começa no primeiro dia do mês. Por exemplo, uma quota trimestral paga em setembro cobre setembro, outubro e novembro, independentemente de ter sido paga a 2 ou a 21 de setembro. Pode fazer começar todos no mesmo mês ou cada um no mês do seu primeiro pagamento. Se uma família pagar várias quotas de uma vez, cobre vários períodos.

Na secção Clube cada quota mostra quantos atletas pagaram e quantos estão pendentes. A barra no topo de "Quotas de curso" conta os atletas em dia sobre o total; ao clicar nela abre-se "Quem está em dia", com os filtros Em ordem, Em atraso e Nunca pagou e, para cada atleta, até quando está coberto. A partir daqui introduz os meses de encerramento do dojo, em que nenhum atleta deve uma quota, e descarrega a lista das quotas em PDF.

"Lembrar as famílias" envia um email por atleta, com tudo o que falta e a ligação para a sua área. Escolha os atletas a quem enviar o lembrete: o número de emails disponíveis por mês está indicado no topo.

Formulários#

Com o mesmo procedimento guiado, escolhendo "Documento", pede um documento às famílias: um atestado médico, um formulário de privacidade, uma autorização. Pode carregar um modelo para descarregar e preencher, indicar se o formulário é obrigatório para a inscrição, se tem uma data de validade própria (a família introdu-la ao carregar e o clube verifica-a no PDF) e se tem de ser entregue até uma data. Quando um formulário expira, o programa assinala-o.

Cada formulário, na secção Clube, mostra quantos atletas o carregaram e quem está à espera de verificação. "Copiar link para os atletas" copia a ligação a enviar, "Editar" altera os dados do formulário e "Registar" marca um formulário entregue em mão, como um atestado trazido para o dojo. Da mesma forma pode registar um pagamento em dinheiro.

A ficha do atleta#

Ao clicar num atleta abre-se a sua ficha: dados pessoais, cursos, encarregado de educação, pagamentos e formulários enviados. No fundo, "O que falta" enumera o que falta ao atleta, item a item, e "Cobertura das quotas" mostra mês a mês que meses estão cobertos pela quota de curso. Em "Registar outra coisa" pode registar um pagamento ou um formulário em nome da família.

Exportações e treinadores#

O botão "Mais" da secção Clube reúne as outras ações: atualizar as listas, copiar num único texto quotas, formulários e ligações, registar manualmente um pagamento ou um formulário, e exportar os dados. Em "Exportar" descarrega, num intervalo de datas, a lista de atletas (Excel ou PDF), os cursos, as presenças do mês, os pagamentos (Excel ou ZIP com os comprovativos), os formulários carregados (ZIP) e o resumo das irregularidades em PDF.

No fundo da secção Clube introduz os treinadores do clube, com qualificação, cinto, descrição e fotografia. Os treinadores ligam-se aos cursos e aparecem no site e nos passes de competição.

O site do clube#

Na secção Site compõe o site público do clube. Com "Adicionar secção" escolhe os blocos (texto, fotografia, galeria, estatísticas, contactos e outros) e escreve os textos no painel à direita, enquanto à esquerda vê a pré-visualização. Alguns blocos atualizam-se sozinhos com os dados da gestão do clube: os cursos com dias e horários, as quotas abertas, os treinadores e as competições que organiza. Cores, logótipo e imagens escolhem-se em "Definições do site".

Cada alteração é guardada automaticamente no rascunho, que não é visível publicamente. Com "Publicar" o site fica online; as alterações seguintes só ficam online na publicação seguinte. Textos e imagens passam por uma revisão automática em cada publicação. O site tem um endereço derivado do nome do clube; para usar um domínio seu, abra "Domínio personalizado".